ごあいさつ
初めまして、株式会社セガ開発技術部の廣島です。
今回のBlogでは新型コロナウィルスの感染拡大防止のために弊社で実施されたリモートワークに関して、私達のチームで起きた問題やその問題に対してどう対応したのかを紹介します。
リモートワークをしてみて、私たちのチームに発生した問題は、コミュニケーションが上手くいかず、チームとしての機能が低下していくことでした。
そして、その原因は距離でした。
チームの間に物理的な距離ができてしまったことで、雑談のような気軽なコミュニケーションが減り、心の距離までもが遠くなってしまったのです。そしてこれまで何事もなく回っていたチームの歯車が、少しずつ噛み合わなくなっていきました。
しかし、リモートワークなので当然、物理的な距離を近づけることはできません。
どうすれば良いのか？何をすればこれまでと同じように上手くチームが回るのか？
そういった試行錯誤をした記録とそこから得た知見を共有したいと思います。
どうぞ宜しくお願いします。
対象となる読者
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リモート環境でチームとして何かに取り組んでいる
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リモート環境でこれからチームとしての作業に取り組もうとしている
そういった方たちの活動の参考になれば幸いです。
仕事の内容
前置きになりますが、私達が所属する開発技術部はゲームを開発している部署ではありません。
Windows上で動作する開発支援ツールの作成や、UnityのPlugin開発などを行い、開発現場を支援しています。
これは私達が制作している、企画さんやデザイナさん向けのGit のクライアントツール「Pengit」です。過去には「第1回 GitHub Enterprise ユーザ会」などでも紹介させていただきました。
４人が関わっているツール作成のプロジェクトに関しては２週間単位で業務の計画を立て振り返りを行うスタイルで開発をしていました。
それ以外のプロジェクトではやり方はバラバラで必要になったときに都度情報を共有するスタイルで仕事をしていました。
ビックリするかもしれませんが会社ではお互い席も近く振り向けばそこにチームメンバーがいる環境だったので、このような進め方でも問題ありませんでした。
しかしリモートワークではそう上手くはいかなくなります。が、その話はもう少しあとで紹介します。
２月の中頃から
リモートワークを始めるにあたって、在宅で何をするのかを上司とすり合わせました。
まず、基礎研究や調査と言った案件は比較的個人でも進めやすいので、これを機に新しい技術を勉強することになりました。
リモートワーク期間が短期で終われば新技術の勉強だけで良いですが、問題が長期化することも考え、その場合は在宅でも通常業務を回すという方針を立てました。
まだこの時点では、出社をする必要があるツールのサポート業務が続いていたため、チーム内で順番に出社する人を決めて週に２日ほど出社する半リモートワーク生活からスタートしました。
当時はまだ緊急事態宣言も発令されていなかったので、出社している人が数多くいたのを覚えています。
リモートワーク開始 ３月
毎日チャットで朝会を行っていたのですが、当初は文字のみでコミュニケーションをとっていたため、あまりにも効率が悪かったのです。
- 一つの議論に多くの時間が掛かる
- 情報が流れてしまうので、あとから情報を追うのが大変
そこで、文字のみのチャットは止めて音声チャットを導入しました。
しかしサポートのために出社しているメンバーは周りにも人が居るため音声によるチャットがしにくいなど、環境の不一致による問題が起こりました。
機材調達もまだだったのでマイクが無い人、音声チャットそのものに抵抗感がある人もいて、全員が気軽に使える状態ではありませんでした。
すると、音声チャットが気軽に使えないことから、あまり大きな問題が無い場合は朝会を短縮もしくは中止してしまうようになりました。それが重なり、徐々にそれぞれのプロジェクトが何をやっているかが見えづらくなっていきました。
これはちょっとマズい状態ですが、この当時はまだ基礎研究や調査が中心だったのでそこまで大きな問題にはなりませんでした。
そうしている間にも、新型コロナウィルスの情勢は一向に良くならず長期化が見込まれたため、４月からは完全にリモートワークへ移行することになりました。
完全リモートワークへ ４月
私たちのチームは４月から完全なリモートワークに移行したのですが、振り返って以下のような問題がありました。
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長期間一人で作業をすることで、孤立感が高まっていく
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行き詰まったときに解決に以前より時間が掛かる
これは「チーム」としてあまり機能していないことが原因だと考えました。マズいと思い進め方を見直しました。
具体的には以下のように変えました
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リモート朝会を毎日やる！
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時間が掛かっても全プロジェクトを対象に行う
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計画、振り返りを１週間単位に見直す、これも全プロジェクトでやる
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雑談も積極的にする
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小さいことでも皆で褒めよう！
不定期になっていた朝会でしたが、全員がリモートワークに移行しマイクも無事到着したので、全プロジェクトを対象に音声チャットでやることにしました。
ダラダラしないようにルールを決めて進めることがポイントです。
朝会で設けたルールは以下のようなものです。
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前日の作業内容と今日の予定を事前にチャットに書き込んでおく
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共有したいことなども事前にチャットに書き込む
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書いた内容を読み上げるのではなく気になったことのみを報告する
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司会が順番に発言者を指名する
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プロジェクトごとの詳細な議論は朝会の終了後にそれぞれ行う
このあたりのルールやWeb会議のノウハウは今や色々なところで紹介されているので、自分達の状況に合ったものを見つけてくると良いと思います。
また情報の共有が終わったあとはそれとなく雑談をするようにしました。時事ネタから技術ネタまで自由に話してOK。もちろん強制ではないので忙しい人は自由に抜けてOKです。
こういう空気はとても大事です、雑談を強制されてもツラいだけですしね。
あまり長時間にならないように、時間に気を付けながら進めることも大切です。
また褒められると嬉しいしハッピーに仕事ができるよね。というわけで、些細なことでも褒めるスタンスで進めていくというルールになりました。
計画から振り返りの期間を１週間に短縮したのにはいくつか理由があります。
- ２週間後どうなっているかわからない
- ２週間分の振り返りをリモートで行うと時間が掛かる
- プロジェクトに関わりの無い人を長時間拘束してしまう
などです。
私のチームでは同時に複数のプロジェクトを抱えているという特徴もありこのような理由で期間を短縮しました。
ちなみに朝会を含めた私達のチームで行うWeb会議ではカメラはOFFでやっています。
- 会議の度に部屋を片付けたくない
- 服を着替えたくない
など色々な理由があるのですが、Web会議に対する心理的なハードルを少しでも下げたかったのでカメラはOFFで運用しています。
メンドクセと思われたらアウトです。
在宅勤務なんだからパジャマで仕事したいと思っている人もいるかもしれません。
ただカメラをONにしたほうが臨場感は出るので、オンライン発表などするときはカメラがあった方が良いですね。
最初は時間が掛かって「もう昼じゃん」みたいなこともありましたが、進行の慣れやルールの見直しによって良い感じに進むようになってきました。
こりゃ駄目だなと思ったら柔軟にルールを変え改善していくことが大事です。
ルールの見直しの一例
例えば当初は各プロジェクトに対して一人ひとり発言していたのですが、関わりの無い人には無駄な時間なのでプロジェクトごとの確認は行わないようになりました。
その代わり各プロジェクトのリーダーが事前にプロジェクトの状況をチェックして問題がありそうであれば共有をするスタイルに変わりました。
発言に関しても、初めの頃は何か意見はありますかと呼びかけていましたが、これを司会が指名する方式に変更しました。
これは発言が被ることの防止や、会議の時間短縮に役立っています。
気軽に相談や質問ができる環境を作る
雑談や相談は非常に重要で、何か上手くいかない問題があった場合も誰かに相談した途端に解決することは良くあります。
雑談や相談がリモートではやりにくかったので、積極的に音声で質問や相談を行えるようにルールを作りました。
ルールと言っても話は単純で、事前にチャットで聞くだけです。
「今ちょっと良いですか？」
「５分待ってください」
「わかりました、待ちます」
みたいなやり取りをするだけです。
数回チャットでやり取りをしても解決しなければ音声チャットに移るルールも作りました。
こんな簡単なやり取りですがチームで意識を合わせることでお互いに相談して良いんだ、質問して良いんだという雰囲気ができました。
チャットでのやり取りに関しては、以下のことに気を付けようとチームで共有しました。
- 対面の会話より意図が伝わりにくいので、質問するときは前提条件などを丁寧に書こう
- 対面の会話より感情が伝わり辛いので指摘等はきつくならないよう・誤解を招かないように表記に注意を払おう
- いいね 等のエモーションを多く使おう
雑談に関しては、雑談専用のチャットルームを作ったり、お昼休みに行うフリーインフリーアウトのビデオチャットルームを作るなどして交流していました。
結果どうだったか
相手を褒める姿勢は計画の振り返りの際に、メンバーのファインプレーを挙げたり、フォローされて助かったことなどを相手に伝える行動に繋がりました。
リモートワーク開始当初に比べてチームとして機能するようになったと実感しています。
以下は週に一度行う振り返りの様子です。振り返りはKPT(Keep・Problem・Try)方式で行っています。継続したい良かったこと、抱えている問題、トライする項目を書き出し共有する方式です。
コミュニケーションに関してはポジティブな意見が多く出ていることがわかります。
まとめ
チームで仕事をする上での強みは相互に補強できることにあると思っています。
チームが上手く回っていないときにそれを妨げている要因は何なのかを見極めることが重要です。
それぞれチームによって事情は違うと思いますが、私達の問題はコミュニケーションにあったので、コミュニケーションを改善することに力を入れました。
- 仕事のやり方、進め方を変える
- Web会議への心理的なハードルを下げる
- 機材を調達する（マイクが無いと音声チャットは厳しい）
- 当たり前のことでもルールとして周知する
- チャットでのやり取りで気を付ける点を共有する
こうすることでリモートワークの良いところをそのままに、悪いところを解消できたのではないかと思います。
今後も状況は変わっていくと思いますが、問題を見極めチームの力が発揮できるように頑張っていきます。
セガではより良いチームを目指し、一緒に働いてくれる方を募集しています。
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